Privacyverklaring

Vrijhof Personal Finance is een onafhankelijk financieel advieskantoor, gevestigd aan de Maasboulevard 124, 3011 TX Rotterdam. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93949200 en beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) onder nummer 12050687.

Vrijhof Personal Finance is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Dit betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, voor welk doel en op welke wijze.

U kunt contact met ons opnemen via:

• E-mail: info@vrijhofpf.nl
• Telefoon: 06 37 34 74 66
• Post: Maasboulevard 124, 3011 TX Rotterdam

Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening, of die wij ontvangen via ons contactformulier, e-mail of telefoon. Het gaat om de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, BSN (indien wettelijk vereist)
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Financiële gegevens: inkomen, vermogen, schulden, pensioenopbouw, bankgegevens
• Woninggegevens: adres en waarde van uw huidige of gewenste woning (bij hypotheekadvies of aankoopbegeleiding)
• Verzekeringsgegevens: bestaande polissen, gezondheidsverklaringen (indien vereist door verzekeraar)
• Correspondentiegegevens: berichten die u ons stuurt via e-mail of het contactformulier

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals ras, religie of politieke voorkeur), tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening en u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het verlenen van financieel advies op het gebied van hypotheken, verzekeringen, financiële planning, sparen en beleggen, belastingaangiftes en aankoopbegeleiding
• Het opstellen en uitvoeren van adviesovereenkomsten
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en andere toepasselijke wet- en regelgeving
• Het onderhouden van contact over lopende adviesdossiers
• Het afhandelen van vragen via ons contactformulier, e-mail of telefoon
• Het opstellen en bewaren van een klantdossier

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk om onze adviesopdracht correct te kunnen uitvoeren
• Wettelijke verplichting: als financieel dienstverlener zijn wij gebonden aan wet- en regelgeving die verwerking van bepaalde gegevens verplicht stelt, zoals de Wft en de Wwft
• Gerechtvaardigd belang: voor het bijhouden van ons klantendossier en het verbeteren van onze dienstverlening
• Toestemming: in gevallen waarbij wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen, bijvoorbeeld bij het verwerken van gezondheidsgegevens voor een verzekering

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen gelden:

• Adviesdossiers: minimaal 7 jaar na afloop van de dienstverlening, conform de wettelijke bewaarplicht op grond van de Wft
• Administratie en financiële gegevens: minimaal 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht
• Wwft-dossiers: minimaal 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie
• Contactformulierberichten: maximaal 1 jaar, tenzij de vraag leidt tot een adviesrelatie

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Vrijhof Personal Finance verstrekt uw gegevens niet aan derden zonder uw toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Geldverstrekkers bij het aanvragen van een hypotheek
• Verzekeringsmaatschappijen bij het afsluiten of wijzigen van een verzekering
• De Belastingdienst bij het indienen van een belastingaangifte
• Toezichthouders zoals de AFM of DNB, indien wettelijk verplicht
• Overheidsinstanties op grond van een wettelijke verplichting

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Wij verstrekken uw gegevens niet aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij passende waarborgen zijn getroffen.

Voor de verwerking van klantgegevens en het opstellen van financieel advies maken wij gebruik van de volgende systemen:

• eBlinqx — ons CRM-systeem, waarin wij klantgegevens en dossiers beheren. eBlinqx is een Nederlandse softwareleverancier die voldoet aan de AVG-vereisten. Met eBlinqx is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Fastlane — onze adviessoftware, gekoppeld aan eBlinqx, waarmee wij financiële berekeningen en adviesdossiers opstellen. Ook met de leverancier van Fastlane is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Uw gegevens worden in deze systemen opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte.

Op onze website (vrijhofpf.nl) gebruiken wij twee soorten cookies:

• Functionele cookies: deze zijn nodig om de website goed en veilig te laten werken, bijvoorbeeld om uw cookievoorkeuren te onthouden en de website te beveiligen. Hiervoor vragen wij geen toestemming.
• Statistiekcookies (Google Analytics): alleen als u daarvoor toestemming geeft. Wij gebruiken Google Analytics om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina's en artikelen worden gelezen en hoe vaak ons contactformulier wordt verstuurd. Zo kunnen wij de website en onze informatie verbeteren.

Wij hebben Google Analytics zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld:

• Google Analytics wordt pas geladen nadat u in de cookiebanner toestemming geeft voor statistieken. Zonder toestemming worden er geen gegevens naar Google verstuurd.
• Google slaat uw volledige IP-adres niet op.
• Wij delen de gegevens niet met Google voor andere doeleinden, en wij gebruiken Google Analytics niet voor advertenties of in combinatie met andere Google-diensten.
• Gedetailleerde gegevens worden na 2 maanden verwijderd.

Wij gebruiken geen marketing- of advertentiecookies.

Google is gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Google is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework; daarmee zijn passende waarborgen getroffen. Voor bedrijven in de EER gelden de gegevensverwerkingsvoorwaarden van Google, die als verwerkersovereenkomst dienen.

Lettertypen: onze website laadt lettertypen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google uw IP-adres, omdat uw browser de lettertypen bij Google ophaalt. Google Fonts plaatst geen cookies.

In ons cookiebeleid vindt u een overzicht van alle cookies, met hun doel en bewaartermijn. Via de cookiebanner kunt u uw toestemming op elk moment geven of intrekken. U kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser.

Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, verwerken wij de gegevens die u ons toestuurt — zoals uw naam, e-mailadres en uw vraag of opmerking. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden of om contact met u op te nemen.

Wij bewaren uw contactgegevens maximaal één jaar, tenzij uw vraag leidt tot een adviesrelatie. In dat geval gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in artikel 5.

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen. Onze maatregelen omvatten onder meer:

• SSL-beveiliging op onze website
• Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie
• Versleutelde opslag van klantgegevens in onze systemen
• Beperkte toegang — alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden hebben toegang

Vermoedt u dat uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt? Neem dan direct contact met ons op.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u een verzoek indienen via info@vrijhofpf.nl of per post. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek en kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren.

Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan horen wij dit graag direct van u via info@vrijhofpf.nl.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefoon: 088 – 1805 250

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met een bijgewerkte datum.